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事例3

雑務をせずに診療に集中したい。事務長制の成否のポイントは?

思い描く理想の医療を追求するために開業したのに、気づけば人の確保や業者との折衝など、マネジメント業務に追われている…
そう感じている院長は少なくないだろう。
最近は、病院と同じように診療以外の業務を管理する「事務長」を配置している診療所も珍しくないが、うまく機能せず結局廃止してしまったというケースも多い。
事務長制を機能させるには、役割を明確にして院内でのポジションを高める院長の働きかけが重要だ。

B眼科クリニック

一般眼科診療のほかに日帰り手術も実施している都内の眼科診療所。最近、経営は安定しているが、雑務に追われることが多くなってきた。診療に集中するためにも事務長職の配置を考えているが、それがいいのかどうか、思い悩んでいる。

失敗する最大の要因は他職種よりも低い "位置づけ"

院長の中には経営者として努力している人もいますが、私の経験からいえば、マネジメントをやりたいと思って開業する院長はほとんどいません。
マネジメントに注力すれば必然的に臨床から離れることになり、診療技術の低下に対する不安感が高まるからです。
そのため、外部委託を含めて、診療以外の業務をまかせる担当者を置いている診療所もすくなくありません。

ただし、「事務長」という管理職ではなかったり、事務長として配置しても雑務ばかりで、本人に「長の意識」がないなど、うまくいっていない例がほとんどです。

最大の理由は、他職種よりも事務長という役職が低く見られることにあります。
看護師や臨床検査技師等はその行為が診療報酬上で評価され、自院の収入につながっていきますが、事務長の仕事は直接収入に結びつくことはありません。
つまり "非生産職" との認識が医療現場に定着しがちです。
最近になって病院では大卒の事務長が増えてきましたが、私が知る限りいわゆる "生え抜き" 大卒で事務長になるケースはほとんどありません。
一概に、大卒はレベルが高いとはいえませんが、それだけ重視されていない役職といえます。

金融機関の勤務経験者を事務長に登用しても、たとえばレセプトの仕組みがわからないと、現場は信頼・評価しません。
結局、現場のことに口出しできずモチベーションが下がり、退職することになってしまいます。

ミッションや評価を具体的に提示することが重要

うまく機能させるには、どうすればいいのか。成功例としての、ある眼科のケースをもとに説明します。
その眼科診療所では、事業のパートナーとして、開業当時から事務長を採用しました。
その事務長は、開業前にコンサルタントから診療所を運営する上で必要な業務を教わり、臨床検査技師の資格を持っているものの、検査には一切携わらず診療以外のマネジメント業務を一手に引き受けています。
院長はもちろん、スタッフからも厚い信頼が寄せられ、「自院に不可欠な存在」と認められています。
その秘訣は、次の3つのポイントに集約されます。

① 業務内容と権限を明確にする
雇用する際に、全業務のうち、どの範囲まで任せて、どこまで権限を委譲するのかを明確にしておくことが重要。
とかく「管理職だ」と漠然と言いがちですが、業務範囲と権限を曖昧に伝えると事務長を務める方は迷ったり、周囲も何をする人なのかがわからなくなり、結局、院内での位置づけが下がります。
その眼科診療所では財務、人事・大概折衝、業者対応について、基本的に事務長に任せました。

② 事務長を引き立てる "演出" を
事務長を機能させるには、前述したように院内でのポジションを高める必要があります。
「事務長がいるから生産性が高まる」との意識を、院長は全スタッフに植え付ける工夫を心がけることです。

事例の眼科診療所では、院長は事務長が言ったことを皆の前で基本的に否定することはありません。
またスタッフや業者の前で、事務長を怒ることも絶対にありません。
その代わり、見えない所でコミュニケーションを綿密に図っています。
かなり厳しい要求をスタッフに求めることもありますが、事務長も決して院長から言われたこととは言わず、自分の意見としてスタッフに伝えます。
スタッフが不満や悩みを抱えていても、院長に直接相談させません。

このように院長とスタッフの架け橋となるような "演出" が必要なのですが、これができない院長が少なくありません。

面接や評価に事務長を加えることも、院内でのステータスを高めるのに有効です。

③ 評価システムを整備する
モチベーションを高めるためにも、業務内容の明確化と併せて、評価システムの整備も必要です。
よく「コミュニケーション能力」などを5段階で評価するパターンがありますが、「何をすれば評価されるのか」が見えにくい。
できるだけ具体的かつ数字で評価できる項目の設定をおすすめします。
事例の眼科診療所では、たとえば事務長が病診連携については、どの病院と連携が図れたのか、いくつ関係を築けたのかといった評価をしています。
医療機関では職種によって業務内容が異なり、スタッフのなかには「業務内容の大変さが違うのでは?」と、評価自体に不満を抱える人もいるでしょう。
しかし、給与のベースに差が設けられていることを丁寧に説明することで、納得がいくことが多いのです。

このほか、事務長に適している職種などを聞かれることがありますが、そんな職種は見当たりません。
優秀な事務長に共通しているのは、職種よりも自分の不足している部分を補うために常に努力していることと、院長のイエスマンにならない性格の強さが重要です。

医療機関に事務長を派遣する会社を活用する方法もあります。
レセプトチェックの時期やトラブルが起こったときなど短期間のみの利用も可能であるため、採用するかどうかを迷っているのであれば、そうしたところから試験的に行なってみるとよいでしょう。

佐久間賢一

株式会社MMS代表取締役 佐久間 賢一
国内最大級の税理士法人において医療機関に対する税務・コンサルティングを行う部署を立ち上げ、2009年3月まで代表を務める。社団法人日本医業経営コンサルタント協会理事。